+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Электронный архив ЭТЛАС в Московской коллегии адвокатов

вкл. .

Московская коллегия адвокатов им. генерал-майора юстиции А.С.Кудряшова настроила и внедрила систему электронного архива ЭТЛАС.

Решение построить электронный архив документов было обусловлено постоянно растущим количеством клиентов, а соответственно договоров и дел.

Во время изучения демонстрационной версии системы it специалисты коллегии смогли ознакомиться с основными принципами работы системы, а также получили первые навыки по ее настройке. Убедившись в том, что система решает поставленные задачи начался этап полноценной настройки системы. Основными требованиями к системе были:

  • Простота и удобство использования.
  • Надежность системы. Обязательное наличие механизмов ежедневного автоматического создания копий системы.
  • Поиск как по атрибутам, так и по содержимому документов.
  • Поддержка добавления документов со сканера и электронной почты.
  • Безопасность. Защита от различного вида хакерских атак и утечек информации.
  • Поддержка разграничения прав доступа к различным частям архива и соответственно документам.
  • Наличие удобных механизмов быстрого переноса уже существующего архива документов коллегии.
  • Самостоятельная настройка и внедрение системы.
  • Возможность получить доступ к системе с различных устройств и из разных мест, не только из офиса.
  • Наличие версионности документа и возможности отследить историю операций с данным документом.

В ходе реализации проекта внедрения были выполнены следующие работы по настройке:

  • Выработан основной подход к структуре хранения документов.
  • Сформированы группы пользователей и настроены правила доступа пользователей к необходимым данным архива.
  • Заведены справочники системы и сформированы карточки документов для всех используемых в компании типов документов.
  • Настроены шаблоны документов, за счет которых в разы сократилось время создания документов.
  • Сформированы правила автоматического нумерования документов и правила автоматического именования.
  • Написаны правила автоматического размещения документов при их регистрации, в зависимости от типа документа.
  • Импортированы в систему все электронные документы, которые хранились на рабочих местах сотрудников и сетевом хранилище в виде набора папок.

В результате перехода на систему электронного архива документов коллегия получила надежное, защищенное хранилище документов с доступом к нему в любое время и из любого места.  Структурированность и прозрачность архива получилась за счет автоматизации именования нумерации и размещения документов. За счет регулярных созданий и хранения копий системы был решен вопрос утери данных, что в свою очередь, могло привести к серьезным проблемам.