+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

ОАО Институт "УРАЛГИПРОРУДА" начинает работу с электронным архивом «Этлас»

вкл. .

Екатеринбургский проектный институт «УРАЛГИПРОРУДА» - организация по комплексному проектированию предприятий горнодобывающей промышленности организовал электронный архив проектной, первичной и внутренней документации.

В связи с спецификой работы института за 85 лет накопилось огромное количество различных проектов и научных наработок института соответственно и огромное количество различного вида документации.  С каждым годом все острее вставал вопрос о электронной систематизации хранения этих документов, а также учете хранения оригиналов со связкой их электронных копий. Отдел информатизации института провел аналитическую работу по подбору универсальной системы электронного архива и остановил свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт».

Система должна была удовлетворять ряду функциональных требований:

  • Простота и удобство использования системы, так как планировалось, что с системой будут работать люди с разной компьютерной грамотностью.
  • Возможность создания произвольной структуры архива
  • Создание в электронном архиве сегмента конструкторской документации
  • Наличие механизмов автоматизации заведения документов в архив (автоматическое структурирование, размещение, именование и нумерация объектов (карточек документов и проектов), поточное сканирование, импорт документов.
  • Наличие вспомогательных редакторов и конструкторов настройки системы.
  • Произвольная структуры архива, которая формируется администратором.
  • Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
  • Гибкий и быстрый поиск документов.
  • Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации.
  • Поддержка документов различных форматов, в том числе, документов систем автоматизированного проектирования и черчения AutoCAD и Компас.

За месяц специалистами института:

  • Проработали и сформировали структуру архива документов института.
  • Добавили в систему пользователей и разбили их на группы с различными правами доступа к данным.
  • Заполнили и создали ряд справочников и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов при регистрации.
  • Построили шаблоны документов.
  • С помощью редактора создали карточки документов для различных типов документов.
  • Написали ряд правил автоматической нумерации, именования и размещения регистрируемых в архиве объектов.
  • В генераторе отчетов построили ряд статистических отчетов.
  • Начали процесс переноса документов с рабочих мест сотрудников в систему.
  • Настроили привязку скан копий документов с хранящимися оригиналами.

В дальнейшем планируются работы по продолжению заполнения архива как старыми документами, так и вновь созданными.

В результате построения электронного архива документов институт получил контроль над всей документацией, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам с любого устройства и в любое время, тем самым упростив свою работу. Автоматизированная выдача и контроль возврата оригиналов документов предоставил архивариусу прозрачную картину нахождения выданных оригиналов.