+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Администрация Калачевского муниципального района внедрила СЭД «Этлас»

вкл. .

В конце 2019 года руководством комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в администрации района.

Основными задачами внедрения было:

  • Уйти от бумажной рутины работы с документами и постоянного хождения от одного согласовывающего лица к другому.
  • Сократить время согласования документов.
  • Сократить расходы на канцелярию.
  • Упростить регистрацию документов, приходящих на почту администрации.
  • Построить прозрачное хранилище всех документов комитета, а в дальнейшем и всей администрации.

В ходе выбора подходящей системы IT-специалисты администрации изучили и остановились на решении от компании Этлас-Софт.

Основными критериями при выборе системы были:

  • Интуитивно понятный дружественный пользователю интерфейс.
  • Широкая функциональность, удовлетворяющая всем требованиям современной СЭД для административных структур государственного сектора.
  • Наличие различных конструкторов и редакторов настройки системы без программирования и привлечения специалистов исполнителя в дальнейшем.
  • Наличие электронного архива документов с настраиваемой структурой хранения.
  • Возможность разворачивании системы как на серверах администрации, так и в удаленном дата-центре.
  • Поддержка масштабируемости системы.

В ходе процесса настройки и внедрения системы специалисты Этлас-Софт совместно со специалистами администрации:

  • Провели удаленное обследование текущего бумажного документооборота в подразделениях администрации Калачевского муниципального района и администрациях поселений Калачевского муниципального района.
  • Сформировали и зарегистрировали в системе учетные записи 100 пользователей.
  • Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
  • Построили структуру архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
  • Занесли в систему все необходимые справочники.
  • Сформировали карточки для 10-ти типов документов.
  • Настроили правила автоматической нумерации документов.
  • Настроили правила автоматического именования документов.
  • Настроить правила автоматического размещения документов.
  • Настроили и внедрили бизнес-процесс приема, обработки и распределения входящих документов.
  • Настроили и внедрили бизнес-процесс обработки и передачи исходящих документов.
  • Настроили ряд отчетов:
    • журнал входящих обращений граждан или организации, направленных в вышестоящие организации;
    • журнал входящей корреспонденции от граждан;
    • журнал входящей корреспонденции от организаций, предприятий, учреждений;
    • журнал входящей корреспонденции (запросов) от надзорных ведомств;
    • журнал исходящей корреспонденции.

В результате внедрения системы электронного документооборота Администрация решила поставленные задачи значительно сократив бюджет на канцелярские расходы, упростив и ускорив регистрацию и согласование всех видов документов. Теперь для регистрации документа не нужно его распечатывать и нести на согласование в различные комитеты и подразделения. Согласование происходит в разы быстрее с применением ЭЦП. Руководство же в свою очередь получила прозрачный механизм контроля исполнительской дисциплины сотрудников администрации.