+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

ОАО «Анивские коммунальные системы» перешли на электронный документооборот

вкл. .

Открытое акционерное общество «Анивские коммунальные системы» (ОАО «АКоС») является ресурсоснабжающей организацией, обеспечивающая коммунальными услугами потребителей Анивского района Сахалинской области, среди которых важнейшие социальные объекты (школы, детские сады, больницы), предприятия и учреждения, в том числе стратегические (войсковые части и т.п.) и население района.

В эксплуатации ОАО "АКоС" находятся множество объектов коммунальной инфраструктуры и это сопряжено с большим потоком различной документации начиная от технической и заканчивая абонентскими договорами. Руководство компании пришло к выводу, что для обеспечения быстрой и надежной обработки входящей документации, а также для формирования единого хранилища данных надо внедрить систему электронного документооборота.

Требований к системе было несколько:

  • Надежность хранения данных в системе с возможностью автоматического дублирования на дополнительных серверах
  • Простота и прозрачность использования системы сотрудниками с разным уровнем компьютерной подготовки
  • Присутствие различных инструментов контроля исполнения поручений
  • Формирование единого хранилища всех имеющихся в компании типов документов с доступом в любое время и из любого места
  • Быстрая и простая система поиска документов
  • Регистрация документов в систему как со поточного сканера, так и с корпоративной почты
  • Наличие механизмов быстрого экспорта и импорта данных

В ходе проведения работ по поиску подходящей системы, специалисты компании «АКоС» остановили свой выбор на СЭД ЭТЛАС, которая полностью удовлетворяет поставленным требованиям и помимо этого содержит в себе полнофункциональный электронный архив, что в свою очередь позволяет сформировать единое информационное пространство всей компании.

В ходе проведения работ по настройке и внедрению системы специалистами «Этлас-Софт» были проведены следующие виды работ:

  • На основе структуры компании сформирована структура всего ее информационного пространства
  • Занесены пользователи системы и сформированы их группы
  • Построены карточки документов для всех имеющихся в компании типов документов, заполнены все необходимые справочники
  • Настроены правила автоматического именования и автоматической нумерации документов при их регистрации
  • Настроены механизмы автоматического импорта документов с корпоративной почты для каждого сотрудника, имеющего доступ к системе
  • Построен ряд отчетов успеваемости сотрудников
  • Сформированы бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов

В результате компания «АКоС» автоматизировала обработку входящих документов, автоматизировала согласование исходящих документов, значительно повысила скорость и надежность отработки поручений руководства, за счет регулярных напоминаний системы, установки контрольных дат исполнения, а также отслеживания состояния процессов в режиме «онлайн». Руководство же получило доступ к информации о том, кто и когда задерживает исполнение документов и поручений и по каким причинам.