+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Местная администрация г. Павловска сформировала электронный архив документов

вкл. .

Компания «Этлас-Софт» совместно с компанией «Гост Архив» завершили проект по созданию электронного архива документов Местной администрации города Павловска.

Основной целью проекта была оцифровка и индексация имеющегося архива документов, начиная с 2006 года. На первом этапе работ были отсканированы:

  • Постановления
  • Распоряжения Местной администрации и Муниципального образования
  • Протоколы и решения Муниципального совета
  • Протоколы публичных слушаний
  • Доверенности
  • Официальная переписка с контрольно-счетной палатой и прокуратурой
  • Различные виды отчетов (статистика, исполнение бюджета, ФСС)
  • Прочие внешние, внутренние и исходящие документы.

Так как количество отсканированных документов, которые нужно было занести в систему было довольно значительным, то встал вопрос об автоматизации этого процесса. Был проработан и реализован механизм автоматического определения названия, типа и даты документа, с дальнейшим автоматическим размещением его в структуре архива и автоматическим созданием, и регистрацией карточки документа.

Данный механизм позволил за 15 минут импортировать весь архив отсканированных документов. В процессе импорта система определяла место куда необходимо разместить документ, формировала и заполняла карточку документа.   

Таким образом благодаря созданному механизму автоматического импорта документов процесс индексации и формирования электронного архива сократился примерно в 20 раз.

На последнем этапе были заведены пользователи и группы пользователей с установкой прав доступа к различным частям архива.

В результате выполнения проекта Местная администрация г. Павловска получила электронный архив всех своих документов, с возможностью быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа, с возможностью просмотра оригинала.

На данный момент происходит постоянное пополнение архива текущими документами.