Аппарат Совета депутатов муниципального округа Якиманка г. Москвы автоматизировал работу с документами.
Постоянный рост объема обрабатываемых документов, а также желание главы муниципального округа сделать более прозрачной обработку обращений граждан подтолкнули к внедрению системы электронного документооборота.
Из представленных на рынке систем был сделан выбор на СЭД «Этлас», так как помимо наличия стандартных механизмов обработки документов, в данной системе представлен модуль по работе с обращением граждан, который соответствует требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных».
Основными предъявляемыми требованиями к внедряемой системы были:
- Возможность автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов.
- Наличие генератора отчетов, с помощью которого, можно самостоятельно строить отчеты по различным информационным срезам.
- Автоматизировать прием обращений граждан с корпоративной электронной почты
- Соответствие системы требованиям 152 ФЗ о «Персональных данных»
- Возможность работы системы из любой точки страны.
В ходе реализации проекта по настройке и внедрению системы специалисты компании «Этлас-Софт»:
- Сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к сегментам архива документов.
- Произвели настройку карточек для всех типов документов.
- Произвели реструктуризацию справочника контрагентов.
- Настроили маршруты для следующих бизнес-процессов:
o Согласование входящего договора
o Обработка входящего документа
o Согласование исходящего договора
o Обработка исходящего документа
o Обработка внутреннего документа - Сформировали ключевые отчеты:
o «Реестр исходящих документов».
o «Реестр входящих документов».
o «Реестр обращений».
o «Реестр договоров».
o «Реестр платежей».
o «Отчет депутатов».
o «Отчет главы».
o Отчет исполнительной дисциплины. - Настроили прием обращений граждан с сайта через корпоративную электронную почту с дальнейшей автоматической обработкой, в соответствии с установленными регламентами.
В результате внедрения системы электронного документооборота Аппарат Совета депутатов полностью автоматизировал регистрацию и обработку всех ключевых типов документов, повысил исполнительную дисциплину за счет прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан, обеспечив при этом сохранность персональных данных заявителей в соответствии со 152-м ФЗ.