+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

КГБПОУ «Таймырский колледж» начал работать в СЭД «ЭТЛАС»

вкл. .

Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Таймырский колледж» начал работать в СЭД «ЭТЛАС».

В сентябре 2019 года IT-специалисты «Таймырского колледжа» начали проработку проекта внедрения электронного документооборота с целью формирования надежного хранилища документов и автоматизации обработки и согласования документов. После изучения представленных на рынке систем было выбрано решение от компании «Этлас-Софт»
В ходе внедрения системы электронного документооборота специалисты компании «Этлас-Софт» провели обследование текущего бумажного документооборота и существующей IT инфраструктуры колледжа. В ходе обследования был согласован перечень настроек, который необходимо выполнить для функционирования системы. От заказчика были получены все необходимые данные:

  • Структура хранения документов колледжа
  • Типы и подтипы документов с описанием их карточек
  • Список пользователей и групп пользователей с распределенными правами доступа к документам
  • Описания текущих бизнес-процессов обработки документов

За счет использования информационных анкет, которые заполняются заказчиком по определенным шаблонам, процесс обследования существующего документооборота сильно упрощается как для специалистов исполнителя, так и для заказчика.
После проведения обследования специалисты «Этлас-Софт» на основании технического задания провели непосредственную настройку системы под согласованные требования, а именно:

  • Завели в систему пользователей.
  • Сформировали группы пользователей.
  • Сформировали структуру хранения документов в системе.
  • Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей к различным сегментам электронного архива документов.
  • Завели в систему все необходимые справочники.
  • Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.
  • Настроили согласованные процессы обработки документов.
  • Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы очень сильно упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы.
  • Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.

В результате внедрения системы «ЭТЛАС» колледж значительно упростил и сделал максимально прозрачной работу с документами. Теперь ответственные исполнители могут в режиме реального времени отслеживать состояние поставленных задач, и оперативно вносить корректировки при необходимости.