Компания «Самара-Строй» организовала электронный документооборот на базе СЭД «Этлас»

вкл. .

Компания «Самара-Строй», занимающаяся строительством объектов в сфере первичной и вторичной переработки углеводородного сырья в Самарской области постоянно стремится к расширению возможностей предприятия, улучшению качества производимых работ и совершенствованию процессов управления, максимально используя современные технологии. Придерживаясь концепции развития, в 2019 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота ЭТЛАС, которая позволит перевести внутренние процессы компании на новый уровень эффективности.

Также из-за большого количества текущей проектной и рабочей документации компания столкнулась с проблемой организации хранения и быстрого доступа к ним.

Система «Этлас» привлекла такими качествами, как гибкость, простота в использовании, настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов. Также очень важным фактором было быстрое и самостоятельное внедрение системы силами специалистов заказчика.

 Внедрением системы электронного документооборота планировалось решить следующие задачи:

  • Обеспечить контроль и ускорение процесса согласования всех видов документов.
  • Обеспечить контроль исполнения поручений.
  • Сформировать единую структуру хранения и учета документов компании.
  • Установить права доступа пользователям и группам пользователей к нужному сегменту архива.
  • Автоматизировать процесс регистрации входящих и создания исходящих документов.

В ходе реализации полного цикла настройки и внедрения специалисты «Самара-Строй»:

  • Сформировали прозрачную структуру архива документов, в которую были перенесены все рабочие документы по завершенным проектам в отсканированном виде, а также все внутренние документы компании.
  • Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям архива документов.
  • Настроили правила автоматического нумерования входящих/исходящих документов, приказов, распоряжений, доверенностей.
  • Разработали ряд бизнес-процессов регистрации и согласования документов.
  • В генераторе отчетов построили необходимые отчеты.

В результате внедрения системы в разы ускорилась обработка и согласование всех видов документов. Руководство компании получило простой и наглядный инструмент контроля выполнения своих поручений, а ответственные лица получили полную картину процесса обработки документов в реальном времени.

Также был выстроен полноценный централизованный электронный архив строительной, проектной и внутренней документации, с возможностью доступа к этому архиву в любое время суток из любой точки мира.