Институт физики и высоких технологий формирует электронный архив документов на платформе ЭТЛАС
Автономная некоммерческая организация «Институт физики и высоких технологий» (АНО «ИФВТ») организовал электронный архив документов института на платформе ЭТЛАС.
АНО «ИФВТ» осуществляет инновационную деятельность в области разработки и поставки электронных и оптоэлектронных приборов, наукоёмкого оборудования и интеллектуальных продуктов, а также проводит внедрение в производство новых физических методов и высоких технологий.
Проанализировав масштаб ежедневного оборота документов института руководство пришло к решению оцифровки существующего архива документов и формированию прозрачной структуры их хранения.
Входе проработки данного вопроса был сформирован ряд требований к внедряемой системе:
- Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
- Гибкий и быстрый поиск документов, с возможность настраивания параметров поиска.
- Система должна быть полностью отечественной разработкой и входить в реестр российского программного обеспечения.
- Наличие потокового ввода документов со сканера;
- Защита системы от различного вида сетевых атак;
- Наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.
- Возможность настройки и внедрения системы силами собственных специалистов.
В результате изучения представленных на рынке электронных архивов была выбрана система на платформе «Этлас».
В ходе настройки системы специалистами института была сформирована структура архива документов, настроены карточки и правила автоматического именования и нумерации документов. Были настроены правила и расписание создания резервных копий базы данных и базы документов, что позволило полностью обезопасить институт от потери документов.
Переход на систему электронного архива документов дал институту ряд неоспоримых преимуществ:
- Уход от непрозрачного управления сетевыми папками с документами.
- Быстрый перевод оригиналов документов в электронный вид за счет поточного сканирования и регистрации в системе.
- Упрощение и ускорение поиска необходимого документа и связанного с ним пакета дополнительных документов.
- Прозрачность связей комплектов документов.
- Отслеживание истории изменений документа.
- Полную защищенность хранимых в системе данных.