+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Институт физики и высоких технологий формирует электронный архив документов на платформе ЭТЛАС

вкл. .

Автономная некоммерческая организация «Институт физики и высоких технологий» (АНО «ИФВТ») организовал электронный архив документов института на платформе ЭТЛАС.

АНО «ИФВТ» осуществляет инновационную деятельность в области разработки и поставки электронных и оптоэлектронных приборов, наукоёмкого оборудования и интеллектуальных продуктов, а также проводит внедрение в производство новых физических методов и высоких технологий.

Проанализировав масштаб ежедневного оборота документов института руководство пришло к решению оцифровки существующего архива документов и формированию прозрачной структуры их хранения.

Входе проработки данного вопроса был сформирован ряд требований к внедряемой системе:

  • Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
  • Гибкий и быстрый поиск документов, с возможность настраивания параметров поиска.
  • Система должна быть полностью отечественной разработкой и входить в реестр российского программного обеспечения.
  • Наличие потокового ввода документов со сканера;
  • Защита системы от различного вида сетевых атак;
  • Наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.
  • Возможность настройки и внедрения системы силами собственных специалистов.

В результате изучения представленных на рынке электронных архивов была выбрана система на платформе «Этлас».

В ходе настройки системы специалистами института была сформирована структура архива документов, настроены карточки и правила автоматического именования и нумерации документов. Были настроены правила и расписание создания резервных копий базы данных и базы документов, что позволило полностью обезопасить институт от потери документов.

Переход на систему электронного архива документов дал институту ряд неоспоримых преимуществ:

  • Уход от непрозрачного управления сетевыми папками с документами.
  • Быстрый перевод оригиналов документов в электронный вид за счет поточного сканирования и регистрации в системе.
  • Упрощение и ускорение поиска необходимого документа и связанного с ним пакета дополнительных документов.
  • Прозрачность связей комплектов документов.
  • Отслеживание истории изменений документа.
  • Полную защищенность хранимых в системе данных.