Электронный архив Этлас в национальной гидрометеорологической службе Казахстана
Специалисты компании «Life2Win», которая является генеральным партнером «Этлас-Софт» в Республике Казахстан, совместно с IT специалистами РГП «Казгидромет» внедрили электронный архив Этлас.
РГП «Казгидромет» – национальная гидрометеорологическая служба Республики Казахстан была основана в январе 1922 года. Сегодня это крупное научно-производственное предприятие Министерства энергетики. На сегодняшний день в состав РГП «Казгидромет» входит 15 филиалов в каждой области Республики Казахстан и в городах Алматы и Астана, где работают более 3,5 тысяч человек. Сеть насчитывает 328 метеостанций, 83 из них имеют международный статус и входят в глобальную сеть.
В ходе модернизации компании руководством было принято решение внедрить систему электронного архива с целью обеспечения надежного хранения документов и быстрого доступа к ним с любого рабочего места.
Летом 2017 года IT-специалисты «Казгидромет» получили задание подобрать систему электронного архива, которая удовлетворяла бы следующим требованиям:
- Обязательная адаптивность архива под структуру и задачи «Казгидромет», без внесения изменений в код системы.
- Наличие механизмов настройки автоматической нумерации и автоматического именования документов.
- Поддержка версионности хранимых документов.
- Наличие потокового ввода документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты.
- Быстрый и удобный поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому.
- Наличие подсистемы формирования различных видов отчетов.
- Возможность настройки обмена данными с другими существующими информационными системами.
- Наличие возможности быстрого масштабирования системы.
- Наличие полного спектра современных мощных и гибких инструментов настройки системы.
- Возможность внедрения, настройки и дальнейшей поддержки системы собственными силами специалистов заказчика.
- Наличие представительства компании в республике Казахстан.
В ходе реализации проекта была разработана оптимальная структура архива документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.
Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.
На сегодняшний день электронный архив используется в центральном филиале, но в ближайшее время планируется подключить к работе в системе остальные филиалы.