+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Инженерный центр «Гиперзвук» начал работу в электронном архиве Этлас

вкл. .

Основной целью организации электронного архива документов было формирование электронного реестра клиентских договоров аренды и структурирование внутренней и бухгалтерской документации.

Компания Инженерный центр «Гиперзвук» на рынке аренды недвижимости с 2007 года.  Основными принципами работы компании является надежность и долгосрочное сотрудничество со своими клиентами в сфере аренды офисов, нежилых, производственных и складских помещений Санкт-Петербурга.

Для оптимизации работы компании руководство приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа ко всем документам компании с помощью создания адаптированного электронного архива. После изучения рынка продуктов в сфере электронных архивов и проведения ряда консультаций с представителями компаний-поставщиков выбор был остановлен на системе электронного архива Этлас, которая предоставила следующие возможности:

  • создание архива произвольной структуры. Система позволяет администратору самостоятельно сформировать структуру архива в зависимости от внутренних регламентов компании.
  • импорт уже существующего архива документов компании в систему электронного архива;
  • обеспечение быстрого автоматизированного заведения отсканированных документов в систему за счет использования модуля поточного сканирования; 
  • работа с модулем автоматического распознавания и групповой регистрации документов;
  • наличие автоматизированных механизмов нумерации, именования и размещения регистрируемых документов, за счет чего система выстраивает прозрачную структуру документов и сводит возможные ошибки к нулю;
  • позволяет администратору системы разграничивать доступ пользователей к различным сегментам архива в зависимости от должности и отдела сотрудников;
  • наличие широкого спектра различных уведомлений пользователя системой, что в свою очередь, очень упрощает работу с документами;
  • прозрачное и простое внедрение системы своими силами в кротчайшие сроки;
  • учет выдачи оригиналов договоров сотрудникам, с последующим уведомлением о приближении даты возврата.

Внедрение электронного архива документов позволило повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет быстрой регистрации документов и получения быстрого доступа к документам как с рабочего места, так и из дома или с любого мобильного устройства.