+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Внедрение СЭД ЭТЛАС в ЗАО НПК «Эталон»

вкл. .

Осенью этого года специалистами отдела информационных технологий НПК «Эталон» началось изучение системы электронного документооборота Этлас с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам.

Сегодня НПК «Эталон» занимает одно из ведущих мест по конструированию и производству измерительной техники для энергетики, машиностроения, металлургии, нефтегазовой и горнодобывающей промышленности, речного и военно-морского флотов России.

Основной задачей внедрения системы электронного документооборота является организация классического электронного делопроизводства, а именно:

  • прием и первичная обработка поступающих в компанию документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрация документов в системе;
  • контроль исполнения;
  • информационно-справочная работа;
  • исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
  • отправка или направление в дело.

После изучения демонстрационной версии системы руководством IT отдела НПК «Эталон» было принято решение о закупке системы и переводе всех наработок в промышленную эксплуатацию.

На стадии реализации проекта сотрудники Этлас-Софт совместно со специалистами заказчика провели обследование существующего бумажного документооборота заказчика. Обследование проводилось удаленно в виде консультаций со специалистами заказчика и заполнения ими опросных анкет.

После завершения этапа обследования специалисты Этлас-Софт приступили к:

  • Формированию и заведению в систему ста пользователей.
  • Формированию и заведению групп пользователей.
  • Построению в системе структуры архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
  • Заведению в систему необходимых справочников.
  • Формированию карточек для десяти различных типов документов.
  • Настройке правил автоматической нумерации документов, автоматического именования документов, автоматического размещения документов при их регистрации в системе.
  • Созданию и регистрации в системе различных шаблонов документов.
  • Настройке различных бизнес-процессов обработки документов.

В ходе реализации бизнес-процессов были автоматизированы:

  • обработка и регистрация входящих документов;
  • процесс согласования различных видов документов;
  • контроль исполнения поручений;
  • обработку исполненных и отправляемых документов.

Результатом внедрения системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами стало:

  • Создание надежного централизованного хранилища документов с автоматизацией их полного жизненного цикла. 
  • Получение быстрого доступа к любому документу компании из любой точки мира.
  • Получение руководителями всех уровней полной картины исполнения дисциплины и выявления слабых мест, что в свою очередь дало возможность повысить эффективность работы отделов.
  • Значительное ускорение процессов согласования и совместной разработки документов.