Компания Апрель-Девелопмент начала использовать электронный архив Этлас
В связи с появлением новых объектов инвестирования компания Апрель-Девелопмент решила внедрить информационную систему для хранения всей документации по объектам и таким образом сформировать единое информационное пространство для качественного и удобного управления своими объектами.
Апрель-Девелопмент — инвестиционная компания, реализующая проекты в сфере недвижимости. Проектные активы сосредоточены в самых динамично развивающихся сегментах рынка и позволяют обеспечивать стабильный рост и финансовую устойчивость компании. На текущий момент компания управляет московскими торговыми центрами «Акварель», «Прага» и торгово-развлекательным комплексом «Олимпик парк», а также некоторыми торгово- развлекательными центрами в регионах.
Основными критериями выбора системы были максимальная надежность хранения данных, высокая производительность и удобство использования, максимально быстрое разворачивание архива на территории заказчика и простота обучения сотрудников работе в системе.
В качестве решения была предложена система Этлас, которая обеспечила:
- Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) из любой точки мира.
- Возможность быстрой регистрации, как электронных документов, так и их отсканированных копий.
- Отсутствие ограничений на количество документов в архиве.
- Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей.
- Наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий.
- Возможность в дальнейшем очень быстро перейти от хранения и поиска документов к полнофункциональному электронному документообороту опираясь на уже существующие наработки.
Всего за пять дней специалисты заказчика самостоятельно развернули систему и сформировали структуру архива. Распределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива. С помощью редактора карточек сформировали карточки документов для всех регистрируемых типов документов в системе. Создали и заполнили нужные для работы справочники.
Также с помощью встроенных в систему механизмов были сформированы правила автоматической нумерации регистрируемых документов, автоматического именования и автоматического размещения документов.
Для быстрого заведения в систему электронных копий бумажных документов использовали модуль поточного сканирования документов, который позволяет существенно увеличить скорость регистрации документов в системе.
Внедрение у себя в компании системы электронного архива позволило руководству повысить надежность и эффективность деятельности за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.