+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Компания Этлас-Софт продолжает осваивать рынок Республики Казахстан

вкл. .

Компания Этлас-Софт успешно завершила проект по внедрению системы электронного архива документов в АО «Рахат».

Акционерное общество «Рахат» является одним из крупнейших производителей кондитерской продукции в Казахстане, ведущим свою историю на протяжении 70-ти лет. 

Первое производство кондитерских изделий было организовано в 1942 году на площадях ликеро-водочного завода, на оборудовании, эвакуированном во время войны из Москвы и Харькова.

Летом 2015 года в компании «Рахат» было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива с целью ведения учета оригиналов документов, хранящихся в помещении архива. После проведения анализа ряда продуктов, представленных на российском рынке электронных архивов, руководством было принято решение о старте проекта внедрения системы электронного архива Этлас, с использованием дополнительной подсистемы архивного дела, которая позволяет:

  • автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов
  • вести учет дел 
  • контролировать хранение дел на складе
  • управлять свободным местом на складе
  • автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу

Также подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.

В данном проекте было принято решение о формировании реестра описей дел, с указанием мест хранения оригиналов документов. В связи с тем, что на сегодняшний день у заказчика большой входящий поток архивных документов, передаваемый на хранение в архив по описям, остро встал вопрос о создании дополнительных механизмов автоматизации заведения этих описей в систему. Для решения данной задачи был создан механизм ускоренной регистрации описей, который позволил ускорить процесс регистрации описей в 12 раз. 

После формирования структуры хранения описей и дел в электронном архиве, специалисты компании Этлас-Софт предоставили заказчику систему, которая полностью удовлетворяет их задачам и требованиям и позволяет самостоятельно наполнять электронный архив документов скан-копиями оригиналов.  После проведения тестовой эксплуатации система была передана заказчику в промышленную эксплуатацию.