+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Александро-Невская мануфактура ведет учет договоров в электронном архиве ЭТЛАС

вкл. .

Управляющая компания «Александро-Невская мануфактура» (http://www.a-n-m.ru) на рынке коммерческой недвижимости  с начала 2005 года.  Основными принципами, которыми   компания руководствуется   в своей деятельности, являются высокий профессионализм, ответственность и открытость перед партнерами, доверителями и арендаторами, творческий подход к делу и готовность решать возникающие вопросы для долголетнего и плодотворного сотрудничества.

Основными инструментами привлечения арендаторов в Бизнес-центры ЗАО «Александро-Невская мануфактура» являются: 

  • имидж объекта, формирование которого начинается задолго до начала эксплуатации объекта через PR- программу, информирование общественности бизнеса через СМИ о начале проекта, об его участниках, целях, концепции, сроках реализации. 
  • акцент на класс объекта и его многофункциональность, учет запросов арендаторов по планировке и отделке площадей 
  • продвижение района расположения объекта, использование целого комплекса рекламных мероприятий для его продвижения. 
  • ежедневный мониторинг ситуации на рынке и при необходимости перекомпоновка площадей и блоков помещений при подборе и формировании портфеля арендаторов.

Целью организации электронного архива было формирование электронного  реестра клиентских договоров аренды и структурирование внутренней и бухгалтерской документации.

Для оптимизации работы компании  руководство приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа ко всем документам компании с помощью создания адаптированного электронного архива. После изучения рынка подобных систем и проведения ряда консультаций с представителями компаний-поставщиков выбор был остановлен на системе электронного архива Этлас компании «Этлас-Софт», которая предоставила следующие возможности:

  • создание архива произвольной структуры. Система позволяет администратору самостоятельно сформировать структуру архива в зависимости от внутренних регламентов компании.
  • работа без ограничений на типы хранимых документов с возможностью организации картотек с любыми типами объектов;
  • импорт уже существующего архива документов компании в систему электронного архива в три щелчка мыши;
  • работа с модулем поточного сканирования; 
  • работа с модулем автоматического распознавания  и групповой регистрации документов;
  • автоматическое именование и авторазмещение регистрируемых документов в зависимости от их типов;
  • поддержка механизмов автоматической нумерации документов по заданным правилам;
  • разграничение прав доступа к различным сегментам архива в зависимости от должности и отдела сотрудников;
  • работа с модулем уведомлений пользователя о приближении какого-либо события;
  • прозрачное и простое внедрение системы своими силами в кротчайшие сроки;
  • учет выдачи оригиналов договоров сотрудникам, с последующим уведомлением о приближении даты возврата.

Переход на электронный архив позволил компании в целом повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к документам, а также упростить и ускорить в разы регистрацию документов.