+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Выбор системы электронного документооборота

вкл. .

Большой выбор систем электронного документооборота (СЭД), существующий сегодня на рынке, позволяет, с одной стороны, подобрать систему, максимально отвечающую потребностям и особенностям конкретной организации, а с другой стороны, слишком большое количество вариантов систем электронного документооборота затрудняет выбор. Эта статья поможет вам разобраться в видах СЭД.

Как показывает практика, большинство пользователей сравнивают программы, рассматривая альтернативы с нескольких сторон. Оцениваются:

  • начальный функционал и возможность его расширения в случае необходимости;
  • простота внедрения и освоения;
  • простота и удобство пользования;
  • техническая поддержка со стороны разработчика на случай возможных проблем;
  • стоимость внедрения и эксплуатации.

Функции СЭД

Все представленные на рынке современные системы электронного документооборота предлагают пользователю примерно одинаковый базовый набор функций:

  • создание, редактирование и хранение электронных документов, а также возможность печатать документы на бумаге и оцифровывать бумажные оригиналы;
  • маршрутизацию и контроль исполнения;
  • аналитические функции — сбор статистических данных и создание отчётов;
  • шифрование данных и контроль доступа;
  • дополнительные функции, например, создание и ведение электронных архивов и др.

Возможности СЭД подробно описываются разработчиком и в многочисленных обзорах систем документооборота.

Следует обратить внимание, как функционал СЭД расширяется в случае необходимости. Деятельность любой организации может измениться, что потребует модернизировать СЭД и добавить новые функции. Важно, чтобы такое обновление можно было осуществить, не прерывая текущую работу с документами.

Внедрение и удобство пользования

Развёртывание системы может осуществляться силами сотрудников организации, либо с привлечением компании-разработчика. Не у всех организаций есть специалисты требуемой квалификации, поэтому трудоёмкость развёртывания СЭД является одним из важных критериев её выбора. 

Чтобы оценить простоту освоения СЭД и удобство использования, изучите скриншоты интерфейса программы. Чем больше он напоминает уже знакомые офисные приложения, тем проще будет сотрудникам вашей организации освоиться с новым ПО.

На этом этапе полезно также изучить несколько обзоров систем электронного документооборота.

Техническая поддержка

Даже безупречно работающее программное обеспечение иногда требует помощи со стороны разработчика. Вот некоторые типичные случаи:

  • разработка и установка обновлений СЭД, вызванных изменением нормативной базы, переходом на более совершенные компьютеры и новые версии операционных систем;
  • расширение функционала;
  • устранение конфликтов с другими программами.

Помощь разработчика может потребоваться для настройки СЭД после первоначального развёртывания, для обучения системных администраторов и инструктажа рядовых сотрудников по работе с системой.

Чтобы не возникло проблем с соответствием нормам законодательства, следует в первую очередь рассмотреть российские системы электронного документооборота.

Стоимость системы

На первый взгляд, это самый простой критерий в сравнении различных СЭД. Однако следует помнить, что развёртывание системы — это не только расходы на приобретение нужного количества лицензий. Может потребоваться покупка дополнительного серверного оборудования, хранилищ данных, клиентских рабочих станций и т.п. В зависимости от платформы системы электронного документооборота эти расходы могут сильно различаться. Оценить их величину помогут консультанты разработчика.

Рекомендации по выбору системы документооборота

Соберите информацию о нескольких существующих на рынке системах электронного документооборота, обращая внимание на ключевые моменты:

  • функционал, предлагаемый ПО и возможность его расширения;
  • специфические возможности;
  • стоимость развёртывания и эксплуатации системы;
  • уровень техподдержки;
  • опыт разработчика и отзывы пользователей.

Сравните системы документооборота между собой, не сбрасывайте со счетов субъективную привлекательность интерфейса и другие особенности. На заключительном этапе отбора протестируйте две-три СЭД в работе. Как правило, на этом этапе выбрать систему документооборота уже не составит труда.