Возможности систем электронного документооборота

Деятельность любого предприятия и любой организации сопровождается документооборотом. Работа с документами по своей природе отличается трудоёмкостью и сложностью — цифровые технологии помогают её существенно упростить и автоматизировать. Чтобы убедиться в этом, достаточно рассмотреть возможности современных систем электронного документооборота (СЭД).

Общий обзор сегодняшних возможностей СЭД

Первые версии программ повторяли основные функции традиционного бумажного делопроизводства. Современные СЭД отличаются многообразием возможностей, выходящими далеко за рамки «простого» документооборота:

всё делопроизводство в организации, включая создание, перемещение и хранение документов осуществляется в электронном виде;
весь входящий и исходящий поток документов также обрабатывается СЭД;
контроль за движением документов упрощается, одновременно становясь точнее и полнее;
цифровизация документооборота позволяет объединить различные аспекты деятельности организации в одну систему и создать единую информационную среду;
детальный анализ деятельности организации в реальном времени поднимает оперативность и обоснованность принятия управленческих решений на недоступный для бумажного делопроизводства уровень.

Системы электронного документооборота позволяют обрабатывать не только документы, но и вообще всю информацию в организации, например, техническую и проектно-конструкторскую, включая чертежи.

Достоинства СЭД

Сегодняшние системы электронного документооборота адаптируются к особенностям деятельности конкретной организации. Но при этом каждая из них сполна реализует следующие преимущества:

все действия с документом контролируются и протоколируются, записывается история изменений;
СЭД отслеживает результаты деятельности каждого сотрудника организации и помогает оценить эффективность его работы;
упрощаются и ускоряются рутинные операции с документами начиная с поиска нужного документа и заканчивая автоматической сдачей неактуального документа в архив;
защищённость и конфиденциальность информации обеспечивается шифрованием данных и разграничением доступа;
интуитивно понятный интерфейс и встроенная помощь облегчают персоналу организации овладеть функционалом и возможностями ПО.

Использование СЭД повышает эффективность деятельности предприятия и его конкурентоспособность. В ряде случаев использование электронных документов прямо предписывается действующими нормативами и законодательством.

Функциональные возможности СЭД

Каждая система электронного документооборота реализует базовый функционал и различные дополнительные возможности, которые отличаются от системы к системе. Базовые функции предусматривают:

создание документа или ввод его в систему, регистрацию, передачу внутри организации конкретному сотруднику или нескольким сотрудникам;
возможность распечатать документ в нужном количестве экземпляров, либо отсканировать и оцифровать бумажный оригинал для дальнейшей работы с ним в электронном виде;
быстрый поиск необходимого документа по разным критериям: дате, названию, фамилии ответственного лица и т.п., а также поиск по содержанию;
передачу документа на хранение в архив и поиск в архиве;
использование электронной цифровой подписи;
интеграцию документооборота с другим ПО, например, со складскими или бухгалтерскими программами.

Внедрение системы электронного документооборота может осуществляться поэтапно, не нарушая текущую деятельность компании. Поддержка разработчика помогает сделать это безболезненно. Для оценки перспектив перехода на электронный документооборот полезно попробовать выбранную СЭД в тестовом режиме, и уже по его результатам принимать окончательное решение о покупке ПО.