+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Межведомственный ЭДО

вкл. .

Любая организация работает не в вакууме: у неё есть клиенты, партнёры, обязательства перед государством и т.п. А это значит, что документооборот не замыкается её рамками — внутренний ЭДО должен дополняться межведомственным. Разберёмся, как он осуществляется.

Когда и как возникла проблема межведомственного электронного документооборота

Когда в середине 90-х годов прошлого века появились технические возможности и программы, реализующие электронный документооборот в рамках локальной сети организации, обнаружились и специфические проблемы, мешающие повсеместно отказаться от бумажных документов и полностью перейти на электронные. Одним из таких узких мест стал процесс перемещения документов между организациями.

Довольно просто создать локальную информационную сеть внутри одного учреждения. Здесь документ может сразу создаваться в электронном виде, его движение между сотрудниками, согласование и утверждение подчиняется внутренним регламентам и тоже не вызывает затруднений. Однако для передачи в другую организацию документ в конце этой цепочки всё равно приходилось печатать на бумаге и пересылать традиционными способами — по почте или курьером.

Переход к электронному документообороту тоже происходил неравномерно. Частные коммерческие компании внедряли такие системы охотнее и быстрее — ведь они резко повышали эффективность их деятельности. Иное дело — государственные организации, заинтересованность которых в совершенствовании документооборота была не так сильна.

Ситуация кардинально изменилась в 2008 году, когда появилось поручение Президента Российской Федерации, в котором он поставил задачу обеспечить переход федеральных органов исполнительной власти на электронный документооборот.

В рамках решения этой задачи была создана единая система межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Что такое МЭДО и каково её назначение

Система была создана для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) её участников. То есть она дополняет уже имеющуюся в организации систему и обеспечивает обмен электронными документами и уведомлениями о ходе их рассмотрения с другими входящими в МЭДО организациями. Благодаря радикальному сокращению времени передачи документов от одной организации к другой повышается общая эффективность управления и сокращаются издержки, связанные с документооборотом.

Сегодня системой пользуются государственные, муниципальные и частные организации, их число непрерывно растёт. 

Принцип функционирования МЭДО

СЭД организации, присоединившейся к МЭДО интегрируется в неё через программно-аппаратный шлюз, после чего у неё появляется возможность передавать документы другими участниками МЭДО по защищённым каналам связи, безопасность которых обеспечивает ФСО (Федеральная служба охраны). 

Поскольку участники МЭДО могут использовать самые разные системы документооборота, единый формат сообщений обеспечивает специальный программный адаптер. Он преобразует входящие сообщения в формат, используемый СЭД участника, а исходящие документы преобразует в единый формат МЭДО.

Присоединение к МЭДО

Электронный документооборот организации, желающей присоединиться к системе межведомственного документооборота должен соответствовать необходимым техническим требованиям. Затем следует официально обратиться в Федеральную службу охраны Российской Федерации (ФСО), которая является организатором МЭДО и обеспечивает её работу. После присоединения организация включается в список участников МЭДО.