+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Корпоративные системы электронного документооборота

вкл. .

Документооборот является неотъемлемой частью функционирования любой корпорации. Именно посредством документов управленческие решения доводятся до конечных исполнителей, а управляющие структуры корпорации уведомляются о выполнении решений и их результатах. Кроме того, документы выполняют и другие задачи: собирают и накапливают информацию, необходимую для эффективного управления, обеспечивают коммуникацию с контрагентами, служат отчётом перед надзорными и контролирующими органами.

Таким образом, по своим основным функциям документы могут быть организационными, распорядительными, финансовыми и др. Кроме того, весь объём документации можно разделить на три вида: 

  1. документы, поступающие в корпорацию извне (входящая корреспонденция);
  2. документы, отправляемые внешним адресатам (исходящая корреспонденция);
  3. внутренний документооборот.

В зависимости от функции документа и принадлежности его к одному из перечисленных видов он по-разному обрабатывается и проходит внутри корпорации разными маршрутами. Каждый документ обязательно регистрируется в момент его поступления или создания, его движение контролируется и т.п. Чем больше корпорация, тем сложнее её документооборот.

Вот почему эффективность работы корпорации в целом напрямую зависит от эффективной работы системы документооборота. Учитывая постоянно возрастающую сложность современных рынков и необходимость в быстрых и точных действиях, единственным решением для организации документооборота в корпорациях являются системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД создаёт несколько важных возможностей, которые при традиционном бумажном делопроизводстве не могут быть реализованы в принципе. В их числе:

  • автоматизация стандартных операций делопроизводства (создание документа, его регистрацию, атрибутирование и др.);
  • быстрая передача (пересылка) документов, в том числе подписанных электронной цифровой подписью;
  • обеспечение необходимой конфиденциальности и защита информации от несанкционированного изменения;
  • накопление и анализ информации, необходимой для принятия решений и совершенствования управления;
  • быстрое и гибкое реагирование на изменения, происходящие на рынке, в нормативной базе и т.п.

Корпоративные системы электронного документооборота легко интегрируются с другими компьютерными системами, используемыми в конкретной компании — с офисными и бухгалтерскими приложениями, с системами складского учёта, с почтовыми клиентами и т.п. Это позволяет дополнительно оптимизировать документооборот компании и снизить связанные с ним издержки. 

Важной особенностью корпоративной СЭД является возможность масштабирования при сохранении производительности, что также обеспечивается архитектурой программного обеспечения.

Подключение корпоративной СЭД к системе межведомственного электронного документооборота позволяет наладить эффективное взаимодействие как с государственными и контролирующими органами, так и с партнёрами и клиентами.

Не все СЭД, представленные сегодня на рынке, обладают необходимыми для корпоративного электронного документооборота функциями. При выборе системы для ЭДО следует обращать внимание на вышеперечисленные возможности в первую очередь.