Хранение электронных документов в архиве

вкл. .

Хранение документов в электронном виде имеет несколько неоспоримых преимуществ перед бумажным архивом:

  • для хранения электронного архива не требуется дополнительных помещений под дела и короба с документами;
  • документы в электронном виде не расходуют бумагу, не нуждаются в принтерах, папках и скоросшивателях;
  • поиск необходимых документов в электронном архиве удобнее и быстрее;
  • работа с ним может осуществляться дистанционно;
  • при централизованном хранении документов проще обеспечить их сохранность и безопасность, гибко контролировать уровень доступа.

Вот почему все крупные организации и многие средние и мелкие постепенно переходят на архивное хранение документов в электронном архиве.

Имеющиеся бумажные архивы также переводятся в электронный архив. Чтобы быстро решить эту задачу, используется поточное сканирование бумажных оригиналов с автоматическим распознаванием текста. Однако сканирование — это только половина дела. Необходимо для каждого документа заполнить карточку, внеся в неё необходимые атрибуты, например, дату документа, его регистрационный номер и другие. Здесь на помощь приходит специальное программное обеспечение.

Электронный архив «ЭТЛАС»

Всем перечисленным требованиям отвечает система электронного архива документов “ЭТЛАС”.

Система позволяет полностью автоматизировать архивное дело:

  • обеспечивает поточное сканирование бумажных документов;
  • автоматически распознаёт как атрибуты документов, так и целиком его содержимое;
  • поддерживает автоматизацию ввода документов в архив, включая именование, нумерацию и размещение;
  • документы могут добавляться в архив автоматически, а так же в режиме проверки документов оператором;
  • включает в себя средства для автоматизации работы с хранилищем бумажных документов, в том числе работу с описями, номенклатурами, коробками и делами;
  • позволяет отслеживать свободные места в хранилище, определять расположение нужных дел, контролирует сроки выдачи дел; 
  • поддерживает идентификацию объектов с помощью штрих-кодов.

Система делает возможным создание архива, объединяющего в себе как электронные копии документов, так и полную информацию о хранении их бумажных оригиналов.

Автоматическое создание резервных копий системы гарантирует защиту от потери информации. Три уровня удаления документов защищают от случайного или ошибочного удаления. Полностью удалить информацию из системы может только её администратор.

Хранение электронных документов в архиве “ЭТЛАС” и работа с ним требует компьютера с любой из современных операционных систем. Для доступа к архиву используется специально установленное приложение или веб-клиент, работающий в любом современном браузере. При необходимости доступ к архиву можно получить с любого устройства, подключенного к интернету — с ноутбука, смартфона или планшета.

Установка программы и демо-версия

Дистрибутив программы можно скачать через интернет: установка стандартная — с ней справится любой опытный пользователь. Сразу после установки можно начать работу. При необходимости специалисты «Этлас-Софт» помогут провести первоначальную настройку системы (если необходимо) и проинструктируют администратора системы.

Для создания единой информационной среды решения ЭТЛАС могут быть интегрированы с другими информационными системами вашего предприятия, например с продуктами 1С.

Демо-версия работает в течение месяца со дня установки. За это время вы можете всесторонне протестировать программу для хранения электронных документов в вашей организации. После окончания пробного периода все наработанные данные сохраняются.