+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Характеристики и особенности ЭДО

вкл. .

Чтобы понять, в чём особенности электронного документооборота (ЭДО) по сравнению с бумажным, надо вспомнить что вообще называют документооборотом.

Одно из распространённых определений гласит: документооборот — это система создания, обработки, передачи, хранения и архивирования документов в организации. Электронные системы документооборота изменили и усовершенствовали все эти этапы жизни документа. Рассмотрим подробнее отличия на каждом этапе.

Создание документа

Бумажные документы создаются по шаблонам или на заранее заготовленных бланках. Использование бланков несколько сокращает объём работы, но всё равно трудоёмкость создания нового бумажного документа очень велика. Надо заполнить множество полей, ничего не перепутав, затем зарегистрировать документ в журнале, присвоить ему номер и т.п. Для исходящей корреспонденции существует своя процедура регистрации.

В системе электронного документооборота создание документа происходит проще и быстрее: можно использовать один из множества шаблонов, можно создать документ с помощью конструктора, можно взять за основу уже имеющийся документ и скопировать часть необходимой информации из него.

Для ведения электронного документооборота необходимы компьютеры и каналы связи, по которым между пользователями будет происходить обмен данными. С технической точки зрения, бумажный документооборот проще.

Передача документа

Из рук в руки, почта, курьер — так передают документы, напечатанные на бумаге. Все эти способы передачи требуют финансовых затрат,  времени, иногда очень значительного. Это замедляет документооборот и отражается на деятельности всей организации и скорости её взаимодействия с контрагентами.

Электронные документы передаются по цифровым каналам связи практически мгновенно. Немаловажно, что документ можно столь же быстро и просто разослать любому количеству заинтересованных лиц.

Для нормальной работы ЭДО необходимы надёжно функционирующие информационные сети.

Работа с документом

И здесь у электронного документа есть огромное преимущество перед бумажным — с электронными документами могут работать одновременно несколько сотрудников. Это ускоряет согласование, решения вырабатываются и принимаются быстрее.

Архивирование и хранение документа

После исполнения документа его сдают в архив, где он хранится в течение установленного срока. Архивы бумажных документов занимают много места, поиск в бумажном архиве тоже требует времени.

Электронный архив компактнее и предлагает пользователям мощные инструменты поиска, как по атрибутам документа, так и по содержанию. 

Как видим, преимущества систем электронного документооборота очевидны, поэтому вопрос о целесообразности перехода на электронный документооборот не возникает. Трудность состоит в том, что на рынке сегодня представлены десятки различных СЭД, а выбрать необходимо одну. На этапе предварительного отбора следует обратить внимание на характеристики той или иной системы.

Характеристики систем документооборота

Многообразие СЭД позволяет подобрать такую систему, которая в наибольшей степени отвечает потребностям конкретной организации. Обратите внимание на следующие характеристики СЭД:

  • основной функционал (как правило, каждая СЭД оптимизирована для конкретного круга задач — обеспечения совместной работы сотрудников, управление проектами, поддержка движения документов по заданным маршрутам и контроль исполнения, хранение в архиве нестандартных и специфических видов документации и т.п.);
  • возможности и трудоёмкость адаптации системы под нужды и особенности конкретной организации (подключаемые модули, встроенные конструкторы, шаблоны и т.п.);
  • требования к аппаратной части;
  • возможность обновлений и техподдержка разработчика;
  • возможность тестирования СЭД до покупки.

Сравнение СЭД по этим параметрам помогает выбрать из нескольких вариантов оптимальный.