Использование системы электронного документооборота в организации

Переход на электронный документооборот — это неизбежный этап. Объёмы информации непрерывно увеличиваются, одновременно возрастают требования к сбору, хранению и обработке данных клиентов. Соответствовать актуальным требованиям рынка и законов без внедрения в организации системы электронного документооборота уже практически нереально.

Преимущества электронных документов

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным эффективнее и выгоднее:

Полностью отказаться от бумажных документов пока невозможно, однако можно уменьшить их количество до необходимого минимума, благодаря использованию систем электронного документооборота (СЭД). Они позволяют автоматизировать множество действий над документами, например, автоматически регистрировать входящие документы, производить их первичную обработку, направлять сотрудникам уведомления о появлении документов, которые их касаются, создавать отчёты об исполнении поручений и многое другое.

В целом переход на электронный документооборот резко повышает эффективность функционирования любого учреждения.

Организация системы управления документооборотом

Единых стандартов делопроизводства не существует. Каждая организация работает с документами так, как ей удобно, однако основные принципы документооборота схожи. Система электронного документооборота реализует их, при этом она может быть адаптирована под особенности каждой конкретной организации.

Чтобы облегчить переход на электронный документооборот, его осуществляют поэтапно. Сначала внедряется система внутреннего документооборота организации — сотрудники смогут постепенно освоиться с ней. Если же на первом этапе будут возникать трудности, документы можно будет оформлять по старинке.

Система электронного документооборота «Этлас» — одно из оптимальных решений, представленных на сегодняшний день на рынке СЭД. Оно не требует покупки дорогостоящих серверов и начать работать с ним можно на уже имеющихся компьютерах.

Демо-версия системы позволит вам оценить её возможности в полном объеме. При необходимости функционал внедряемой системы можно как урезать, так и расширять с помощью модулей. Специалисты «Этлас-Софт» помогут разобраться с нюансами настройки программы под специфику вашего предприятия. Также они проведут работы по обучению вашего системного администратора.