Информационные системы документооборота и их использование

Документооборот в организации — это все процессы, связанные с документами: их создание, движением, учёт, хранение, архивирование, контроль исполнения, защита конфиденциальности. Если все эти процессы реализуются с помощью информационных компьютерных программ, а сами документы являются специальными компьютерными файлами, то такой документооборот называется электронным.

Преимущества использования информационных систем документооборота

Электронный документооборот по сравнению с бумажным имеет существенные преимущества:

экономия времени на поиск нужного документа;
простой и эффективный контроль доступа к документации;
возможность одновременной работы с документами;
контроль за движением документов;
возможность удалённой работы с документами;
экономия бумаги и пространства для хранения бумажных документов и др.

Существуют разные системы электронного документооборота (СЭД). Они различаются функционалом и оптимизированы для решения разных задач. Например, есть системы, предназначенные для ведения архива, другие обеспечивают наиболее эффективное взаимодействие сотрудников и подразделений организации, третьи нацелены на анализ бизнес-процессов.

Системы управления электронным документооборотом могут сочетать в себе эти функции или иметь встроенные инструменты, помогающие адаптировать СЭД под особенности деятельности конкретной организации. В любых случаях СЭД должна повышать эффективность работы компании и экономить её ресурсы, в том числе человеческие и финансовые.

Проблемы систем электронного документооборота

Переход на электронный документооборот требует определённых усилий и связан с неизбежными издержками:

необходимы затраты на приобретение, установку и настройку программного обеспечения СЭД;
сотрудникам предстоит освоить новые приёмы делопроизводства;
потребуется какое-то время на адаптацию СЭД к особенностям деятельности компании;
иногда будет возникать необходимость вернуться к бумажным документам;
потребуется юридическое оформление нового порядка документооборота (регистрация электронных цифровых подписей и т.п.)

Однако все эти проблемы временные, а усилия, затраченные на внедрение СЭД, быстро окупятся.

Чтобы сократить издержки переходного периода, следует взвешенно подойти к выбору наиболее подходящей СЭД из множества имеющихся на рынке.

Как выбрать систему электронного документооборота

Для этого не нужно быть программистом и вникать в нюансы той или иной компьютерной программы. Достаточно обратить внимание на ключевые особенности:

сложность установки программы на компьютеры пользователя: нужно ли для этого привлекать специалистов разработчика или можно обойтись своими силами;
требования к компьютерам пользователя: с какими операционными системами может работать СЭД, каковы технические требования к аппаратной части;
предоставляет ли разработчик техническую поддержку для оперативного решения возможных проблем;
может ли разработчик помочь в обучении персонала по работе с СЭД;
как обновляется СЭД (поддержка является одним из требований к информационной безопасности);
какие инструменты СЭД помогают адаптировать её к особенностям работы организации;
существует ли возможность интегрировать СЭД с уже имеющимися в компании информационными системами, например, с бухгалтерскими.

Если информационная система управления документооборотом отвечает всем необходимым требованиям, нужно воспользоваться её демоверсией и опробовать в деле.