Электронный документооборот: что это и как работает?
Несмотря на то, что электронный документооборот широко используют организации самых разных сфер деятельности, информация о нём разрознена. Мы составили словарь, в котором уточняем термины и систематизируем информацию о том, что такое электронный документооборот и как он работает.
Документооборот — система создания, приёма, обработки, передачи и архивирования документов, включающая также инструменты контроля за их движением и исполнением.
Электронный документ (ЭД) — цифровой файл, аналог бумажного документа, созданный средствами компьютерной обработки информации. ЭД может сохраняться на различных носителях, для обмена ЭД используются цифровые каналы передачи информации.
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность процессов по работе с электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимы компьютеры и специализированное программное обеспечение.
Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, реализующее электронный документооборот. Современные СЭД не требуют от пользователя специальных знаний, их интерфейс интуитивно понятен. Начать работать с программой можно сразу после её установки, при этом специальные встроенные инструменты позволяют гибко адаптировать СЭД к особенностям деятельности любой организации.
Преимущества электронного документооборота:
Экономия времени и быстрота обмена документами
Для создания электронных документов можно использовать готовые шаблоны. Регистрацию входящих документов, атрибутирование, контроль исполнения и другие стандартные процедуры делопроизводства можно автоматизировать. Пересылка электронных документов любому количеству пользователей осуществляется мгновенно.
Сокращение издержек на делопроизводство
Электронный документооборот позволяет сократить бумажное делопроизводство до минимума, что резко снижает канцелярские расходы. При необходимости документ можно распечатать в нужном количестве экземпляров.
База данных ЭДО занимает места в десятки и сотни раз меньше, чем хранилище бумажных дел — это экономит необходимые офисные площади.
Существующий в организации архив также можно перевести в электронную форму.
Конфиденциальность и безопасность информации
Данные хранятся в системе электронного документооборота в зашифрованном виде. Уровень доступа в систему для каждого сотрудника регулируется. Информация защищена от некомпетентных действий пользователя.
Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) обеспечивает подлинность электронного документа и придаёт ему юридическую значимость.
Возможность удалённой и коллективной работы
С одним и тем же документом могут одновременно работать сразу несколько сотрудников. Это резко упрощает и ускоряет процесс согласования решений.
Возможен удалённый доступ к системе. Многие СЭД дают возможность работать с документами при помощи любого устройства, подключённого к интернету — никаких специальных программ не требуется, достаточно стандартного браузера.
Гарантия сохранности документов
Сохранность и надёжность функционирования базы данных СЭД гарантируется благодаря использованию резервного копирования, в том числе автоматического. Информация может храниться на различных носителях, включая облачные хранилища.