+7 (812) 612-25-73, +7 (812) 987-95-99   

Электронный архив технической документации

вкл. .

Работа с технической документацией сложнее, чем с управленческой или бухгалтерской. Это связано с многообразием её форматов и содержания.

Так, проектные организации работают в основном с различными чертежами, которые могут быть как в традиционном бумажном виде, так и в виде цифровых файлов. Организация, связанная с поставками разнообразного оборудования, должна обеспечивать своих клиентов соответствующими документами на поставляемые изделия. В их числе могут быть сертификаты, акты испытаний, руководства по эксплуатации и ремонту и т.п. 

В подобных случаях хранение, копирование и предоставление технической документации пользователю представляет собой самостоятельную задачу. Современные системы электронного документооборота (СЭД) способны эффективно её решать.

Как работает электронный архив технической документации

Все документы переводятся в электронную форму. При этом они могут существовать в виде простых сканов (изображений) или в специализированных форматах.

Использование сканов уже значительно упрощает работу. Электронное хранилище не занимает много места, работать с одним и тем же документом, в том числе удалённо, могут одновременно несколько специалистов, при необходимости документ можно быстро переслать по цифровым каналам заинтересованному лицу или распечатать на бумаге для более удобной работы.

Распознавание сканов делает работу с документов гораздо более эффективной. Во-первых, копию документа можно редактировать, исправлять замеченные ошибки и неточности, создавать на его основе другие версии документа. Во-вторых, для распознанного документа появляется возможность искать его по содержимому, а не только по названию и атрибутам. Такой поиск даёт возможность находить не один, а сразу все документы, касающиеся какого-либо вопроса.

Оцифровка документов

К настоящему моменту уже сложилась практика создания технической документации изначально в электронном виде, бумажные копии постепенно выходят из употребления. Чертежи, руководства, справочники существуют в виде файлов и без труда загружаются в базу данных.

Оцифровка бумажных архивов чуть более трудоёмка, но и здесь современные СЭД предлагают эффективные и высокопроизводительные инструменты:

  • программное обеспечение позволяет использовать автоматическое поточное сканирование бумажных оригиналов;
  • для сканирования ветхих и нестандартных чертежей применяют крупноформатные сканеры, обеспечивающие полную сохранность оригиналов;
  • интеллектуальное распознавание позволяет автоматически атрибутировать отсканированный документ, при необходимости оператор может откорректировать атрибуты или вписать их вручную;
  • встроенные возможности СЭД позволяют работать со складом бумажных документов (находить или задавать место хранения, вести историю доступа к документам, контролировать свободное пространство на складе и т.п.);
  • при необходимости можно прямо из СЭД напечатать документ в нужном количестве экземпляров или разослать его по электронной почте.

Обеспечение сохранности и безопасности

Хранение документации в электронном виде гарантирует её сохранность, безопасность и конфиденциальность:

  • с базой данных могут работать только авторизованные пользователи, несанкционированный доступ к ней посторонних лиц исключён; 
  • все действия пользователя протоколируются, что повышает личную ответственность сотрудников за работу с документами;
  • передача документации может осуществляться с использованием шифрования, обеспечивающего конфиденциальность информации;
  • резервное копирование гарантирует сохранность архива в случае аппаратных сбоев или выхода из строя компьютеров, серверов и т.п.;
  • электронная цифровая подпись гарантирует подлинность документа.

Важно отметить, что электронные архивы, как и любая СЭД, разрабатываются так, чтобы работа с ними была понятна пользователям с самым разным уровнем подготовки. Их использование резко снижает затраты на ведение архива и повышает эффективность работы всей организации. Открытая архитектура электронного архива технической документации позволяет интегрировать его с другими офисными приложениями и адаптировать к изменениям в деятельности организации.