Электронный архив технической документации
Работа с технической документацией сложнее, чем с управленческой или бухгалтерской. Это связано с многообразием её форматов и содержания.
Так, проектные организации работают в основном с различными чертежами, которые могут быть как в традиционном бумажном виде, так и в виде цифровых файлов. Организация, связанная с поставками разнообразного оборудования, должна обеспечивать своих клиентов соответствующими документами на поставляемые изделия. В их числе могут быть сертификаты, акты испытаний, руководства по эксплуатации и ремонту и т.п.
В подобных случаях хранение, копирование и предоставление технической документации пользователю представляет собой самостоятельную задачу. Современные системы электронного документооборота (СЭД) способны эффективно её решать.
Как работает электронный архив технической документации
Все документы переводятся в электронную форму. При этом они могут существовать в виде простых сканов (изображений) или в специализированных форматах.
Использование сканов уже значительно упрощает работу. Электронное хранилище не занимает много места, работать с одним и тем же документом, в том числе удалённо, могут одновременно несколько специалистов, при необходимости документ можно быстро переслать по цифровым каналам заинтересованному лицу или распечатать на бумаге для более удобной работы.
Распознавание сканов делает работу с документов гораздо более эффективной. Во-первых, копию документа можно редактировать, исправлять замеченные ошибки и неточности, создавать на его основе другие версии документа. Во-вторых, для распознанного документа появляется возможность искать его по содержимому, а не только по названию и атрибутам. Такой поиск даёт возможность находить не один, а сразу все документы, касающиеся какого-либо вопроса.
Оцифровка документов
К настоящему моменту уже сложилась практика создания технической документации изначально в электронном виде, бумажные копии постепенно выходят из употребления. Чертежи, руководства, справочники существуют в виде файлов и без труда загружаются в базу данных.
Оцифровка бумажных архивов чуть более трудоёмка, но и здесь современные СЭД предлагают эффективные и высокопроизводительные инструменты:
- программное обеспечение позволяет использовать автоматическое поточное сканирование бумажных оригиналов;
- для сканирования ветхих и нестандартных чертежей применяют крупноформатные сканеры, обеспечивающие полную сохранность оригиналов;
- интеллектуальное распознавание позволяет автоматически атрибутировать отсканированный документ, при необходимости оператор может откорректировать атрибуты или вписать их вручную;
- встроенные возможности СЭД позволяют работать со складом бумажных документов (находить или задавать место хранения, вести историю доступа к документам, контролировать свободное пространство на складе и т.п.);
- при необходимости можно прямо из СЭД напечатать документ в нужном количестве экземпляров или разослать его по электронной почте.
Обеспечение сохранности и безопасности
Хранение документации в электронном виде гарантирует её сохранность, безопасность и конфиденциальность:
- с базой данных могут работать только авторизованные пользователи, несанкционированный доступ к ней посторонних лиц исключён;
- все действия пользователя протоколируются, что повышает личную ответственность сотрудников за работу с документами;
- передача документации может осуществляться с использованием шифрования, обеспечивающего конфиденциальность информации;
- резервное копирование гарантирует сохранность архива в случае аппаратных сбоев или выхода из строя компьютеров, серверов и т.п.;
- электронная цифровая подпись гарантирует подлинность документа.
Важно отметить, что электронные архивы, как и любая СЭД, разрабатываются так, чтобы работа с ними была понятна пользователям с самым разным уровнем подготовки. Их использование резко снижает затраты на ведение архива и повышает эффективность работы всей организации. Открытая архитектура электронного архива технической документации позволяет интегрировать его с другими офисными приложениями и адаптировать к изменениям в деятельности организации.