Александро-Невская мануфактура ведет учет договоров в электронном архиве ЭТЛАС
Управляющая компания «Александро-Невская мануфактура» (http://www.a-n-m.ru) на рынке коммерческой недвижимости с начала 2005 года. Основными принципами, которыми компания руководствуется в своей деятельности, являются высокий профессионализм, ответственность и открытость перед партнерами, доверителями и арендаторами, творческий подход к делу и готовность решать возникающие вопросы для долголетнего и плодотворного сотрудничества.
Основными инструментами привлечения арендаторов в Бизнес-центры ЗАО «Александро-Невская мануфактура» являются:
- имидж объекта, формирование которого начинается задолго до начала эксплуатации объекта через PR- программу, информирование общественности бизнеса через СМИ о начале проекта, об его участниках, целях, концепции, сроках реализации.
- акцент на класс объекта и его многофункциональность, учет запросов арендаторов по планировке и отделке площадей
- продвижение района расположения объекта, использование целого комплекса рекламных мероприятий для его продвижения.
- ежедневный мониторинг ситуации на рынке и при необходимости перекомпоновка площадей и блоков помещений при подборе и формировании портфеля арендаторов.
Целью организации электронного архива было формирование электронного реестра клиентских договоров аренды и структурирование внутренней и бухгалтерской документации.
Для оптимизации работы компании руководство приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа ко всем документам компании с помощью создания адаптированного электронного архива. После изучения рынка подобных систем и проведения ряда консультаций с представителями компаний-поставщиков выбор был остановлен на системе электронного архива Этлас компании «Этлас-Софт», которая предоставила следующие возможности:
- создание архива произвольной структуры. Система позволяет администратору самостоятельно сформировать структуру архива в зависимости от внутренних регламентов компании.
- работа без ограничений на типы хранимых документов с возможностью организации картотек с любыми типами объектов;
- импорт уже существующего архива документов компании в систему электронного архива в три щелчка мыши;
- работа с модулем поточного сканирования;
- работа с модулем автоматического распознавания и групповой регистрации документов;
- автоматическое именование и авторазмещение регистрируемых документов в зависимости от их типов;
- поддержка механизмов автоматической нумерации документов по заданным правилам;
- разграничение прав доступа к различным сегментам архива в зависимости от должности и отдела сотрудников;
- работа с модулем уведомлений пользователя о приближении какого-либо события;
- прозрачное и простое внедрение системы своими силами в кротчайшие сроки;
- учет выдачи оригиналов договоров сотрудникам, с последующим уведомлением о приближении даты возврата.
Переход на электронный архив позволил компании в целом повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к документам, а также упростить и ускорить в разы регистрацию документов.